Việc quản lý công văn hành chính trong các cơ quan, doanh nghiệp luôn là vấn đề đặc biệt quan trọng. Với số lượng công văn nhiều hàng ngày, làm sao để chúng ta lưu trữ tốt, đảm bảo không nhầm lẫn, sai sót? Trong bài viết dưới đây, hãy để chúng tôi hướng dẫn bạn cách sử dụng tải phần mềm quản lý công văn bằng Excel miễn phí cực hiệu quả và tiết kiệm thời gian nhé!
Những công việc cần thực hiện để quản lý tốt công văn
Là một trong những loại giấy tờ có giá trị của doanh nghiệp, công văn cần được sắp xếp, quản lý một cách khoa học và logic. Dựa vào các loại văn bản phổ biến hiện nay, ta có thể tạm chia công văn ra làm 3 loại chính như sau:
- Công văn đến: Các doanh nghiệp, cá nhân bên ngoài gửi văn bản tới để yêu cầu làm việc
- Công văn đi: Là công văn ta gửi cho đối tác để yêu cầu, đề nghị hợp tác
- Văn bản nội bộ: lưu hành bên trong công ty, chỉ sử dụng cho các đối tượng ở bên trong cơ quan
Với mỗi loại văn bản, chúng ta sẽ có các quy trình quản lý riêng. Tuy nhiên, dù là loại công văn nào thì vẫn cần đáp ứng đầy đủ các bước sau:
- Tiếp nhận công văn, thực hiện soạn thảo và ban hành
- Lưu chuyển, ký kết, đóng dấu và bàn giao
- Lưu trữ, sao lưu, cất giữ
Cách tải phần mềm quản lý công văn bằng Excel miễn phí
Hiện chưa có một phần mềm chuyên dụng nào có chức năng giúp bạn quản lý công văn. Dù vậy, bạn hoàn toàn có thể tận dụng Excel- bộ công cụ văn phòng phổ biến, hữu ích để thực hiện nhanh chóng công việc này. Với giao diện đơn giản, đa chức năng và tiện lợi, chắc chắn Excel sẽ là phương pháp quản lý hiệu quả.
Nếu máy tính của bạn chưa được cài đặt phần mềm này, hãy tham khảo ngay link download. Hầu hết các đơn vị công ty, doanh nghiệp hiện nay đều sẽ sử dụng Excel bản quyền. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể crack để thực hiện công việc miễn phí.
Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý công văn bằng Excel
Nếu bạn đang làm việc trong lĩnh vực tài chính, kế toán, hãy nắm chắc các bước sử dụng Excel như sau:
Bước 1: Xây dựng sơ đồ và quy trình quản lý
Để quản lý tốt công văn, chúng ta cần xác định được từng bước quy trình, thứ tự và thời gian thực hiện. Nhờ vào sơ đồ mà ta nắm bắt được công việc của mình đang được xử lý tới bước nào, khi nào thì cần hoàn thành và phải lưu trữ văn bản ở đâu.
Bước 2: Xây dựng danh mục nhóm đối tượng phải quản lý
Xác định các đối tượng cần phải làm việc, bao gồm những mục như sau:
- Đối tượng bên ngoài doanh nghiệp: người ban hành công văn đến, người nhận công văn đi, các cá nhân, tổ chức đối tác làm ăn, kinh doanh
- Bên trong doanh nghiệp: phòng ban, nhân viên, ban quản trị
Các đối tượng trên sẽ cần được theo dõi bằng một danh sách nhất định để đảm bảo không bị trùng lặp, cũng như không xảy ra sai sót trong toàn bộ quá trình nhập liệu Excel.
Ví dụ về phương pháp tổ chức trên 1 sheet Excel:
Bước 3: Mở sổ quản lý từng công văn
- Bạn cần tiến hành mở từng sổ quản lý cho từng loại công văn. Ví dụ như công văn đến, công văn đi, hệ thống văn bản nội bộ
- Khi có bất kỳ phát sinh cho loại văn bản nào, bạn cần ghi chép ngay lập tức vào sổ chứa văn bản đó
- Xác định các chỉ tiêu, tiêu đề, tiêu chí cho từng cột dữ liệu
- Trong sổ quản lý công văn, bạn có thể thực hiện các chức năng Data Validation:
- Data Validation hỗ trợ tạo danh sách cho các cột: loại văn bản, người ký, đơn vị bán hàng, đơn vị nhận, nơi sao lưu
- Thiết lập quy định nhập dữ liệu dạng Ngày vào cột Ngày ký và Ngày gửi
- Sử dụng Data Validation giúp người dùng thiết lập điều kiện nhập liệu, tránh sai sót khi gõ dữ liệu và đảm bảo thông tin chính xác, không cần sửa lỗi nhiều lần
- Ngoài ra, chức năng Conditional Formatting cũng rất cần thiết cho việc theo dõi tình trạng của công văn, hợp đồng. Với mỗi tình trạng khác nhau, chúng ta có thể thiết lập trạng thái tự động thông báo để có kế hoạch xử lý kịp thời
Bước 4: Xây dựng công thức tính mã văn thư
Công thức thường được áp dụng:
- Vlookup: tham chiếu loại văn bản, mỗi văn bản đánh số thứ tự khác nhau
- Countif: đếm số lần xuất hiện văn bản trong sổ
- Các hàm khác sẽ dùng để định dạng, ghép nối chuỗi thành một mã như ý muốn
Để có thể quản lý công văn tốt nhất thì cần sử dụng các phần mềm thống kê được rõ ràng các thông tin cần thiết. Một số phần mềm còn có thể thống kê được công văn đi và đến trong ngày cũng như cung cấp ngay lập tức công văn đó đến người sử dụng chỉ với một click chuột.
Trên đây là toàn bộ những thông tin bạn cần tham khảo về phần mềm quản lý công văn bằng Excel miễn phí. Hy vọng bài viết đã giúp ích cho bạn. Đừng quên theo dõi website của chúng tôi để cập nhật các phần mềm mới nhất hiện nay nhé!
