Để thuận tiện trong việc phân công và theo dõi công việc, các doanh nghiệp thường sử dụng phần mềm để quản lý. Hiện nay các phần mềm liên quan như một công cụ hỗ trợ cho công việc được hiệu quả hơn. Bài viết này chúng tôi sẽ giới thiệu về tải phần mềm quản lý công việc bằng excel miễn phí. Cùng tham khảo và lựa chọn ở bên dưới nhé.
Mẫu biểu đồ Gantt – Gantt Chart template
Biểu đồ Gantt là một trong những công cụ phổ biến trong quản trị tiến độ thực hiện dự án. Sơ đồ này đã ra đời từ năm 1915 bởi một nhà khoa học tiên phong về quản trị khoa học.
Link truy cập
Điểm nổi bật của biểu đồ
Công cụ này khá đơn giản cho phép các nhà quản trị dễ dàng xác định được những gì cần phải làm, những gì đã thực hiện. Mẫu biểu đồ này phù hợp cho những công việc ít đơn giản và chồng chéo. Đặc biệt khi xem Gantt Chart template, người dùng có thể hiểu được công việc cũng như thời gian thực hiện của công tác.
Các thành phần chính
Biểu đồ này gồm hai phần chính là trục tung thể hiện cho các nhiệm vụ và trục hoành thể hiện cho các mốc thời gian của công việc. Đây là hình ảnh minh họa cho bản kế hoạch dự án cho các thành viên trong team. Thành phần chính trong sơ đồ bao gồm:
- Task list: các nhiệm vụ để tạo nên dự án;
- Timeline: biểu thị tổng hợp thời gian để có thể hoàn tất được dự án đó, được biểu thị chi tiết thành các khoảng thời gian khác nhau;
- Bars: Phần này cung cấp cái nhìn tổng quan và rõ ràng hơn về thời gian cũng như tiến độ công việc;
- Milestones: Có thể hiện các cột mốc và những sự kiện quan trọng trong công việc;
- Dependencies: Mục này giúp kết nối các quy trình công việc lại với nhau;
- Progress: Quá trình thực hiện dự án;
- Resource assigned: Mục này cho người quản lý hoặc người chịu trách nhiệm phải hoàn thành nhiệm vụ.
Mẫu danh sách việc cần làm – To-do list template
Các công việc này được thực hiện cho nhiều dự án và công việc khác nhau. Mẫu danh sách việc cần làm sẽ cho phép bạn tạo nên các list công việc cần quản lý của mình.
Cách dùng template excel todo list
Để dùng phần mềm này cần thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Nhập các nội dung công việc vào cột project và task ở trong phần mềm có sẵn;
- Bước 2: Nhập trạng thái mà các công việc cần được đảm bảo trong droplist ở cột status. Trong đó có 7 trạng thái công việc cần đảm bảo planning, pending approval, on hold, pending preview, approved,…
- Bước 3: Chọn mức độ ưu tiên cho công việc ở mục Priority;
- Bước 4: Đánh giá các mức độ quan trọng của công việc cần được đảm bảo trong cột PICK;
- Bước 5: Nhập các mốc thời gian cần hoàn thành công việc trong cột due date > Nhập người phụ trách công việc ở phần owner > Viết thêm ghi chú trong phần notes công việc.
To do list mang lại ưu điểm gì?
Dựa vào mẫu danh sách việc cần làm, người dùng có thể theo dõi và cập nhật công việc một cách nhanh chóng nhất. Ngoài ra các nhân sự và thành viên trong nhóm cũng có thể nắm bắt được tình hình công việc phân công cụ thể. Mẫu danh sách này có giao diện khá dễ dùng.
Mẫu quản lý dòng thời gian – Timeline template
Mẫu phần mềm này thích hợp dùng cho những công việc cần đúng tiến độ thời gian chuẩn xác. Các chuỗi công việc khi đưa lên mẫu timeline template này sẽ được hỗ trợ sắp xếp đầy đủ. Đặc biệt ở mẫu quản lý dòng thời gian có các mốc cửa sổ như sau:
- Ngày tháng: Biểu thị hệ thống tự động điền ngày, tháng, năm hiện tại;
- Công việc cần triển khai: Người dùng đặt tên công việc cần làm để kiểm soát thời gian;
- Phân loại: Ở phần này có thể phân các loại công việc theo mức độ ưu tiên. Công việc nào cần hoàn thành trước thì cho vào trước và có dấu hiệu riêng để nhận biết;
- Hạng mục: Các từ khóa có mặt trên hệ thống sẽ tính tổng thời gian cho người dùng;
- Bắt đầu: Ở mục này nhập thời gian công việc bắt đầu bao gồm giờ và ngày tháng;
- Kết thúc: Phần này cần nhập thời lượng thời gian tiến hành công việc. Hệ thống sẽ tự động trừ hai thời điểm để ra thời lượng;
Các hạng mục có trong hệ thống có thể tùy chỉnh ngôn ngữ mà người dùng mong muốn sử dụng. Việc xây dựng quy trình làm việc ở trên hệ thống này có thể giúp quan sát quá trình thực hiện tốt hơn.
Quản lý được công việc theo luồng là sẽ giúp bạn có thể làm việc một cách có hệ thống hơn. Công việc được lên kế hoạch rõ ràng và rành mạch luôn luôn hoàn thành nhanh chóng hơn những công việc không được lên kế hoạch. Đây là ứng dụng nên có của những bạn đang phân vân không biết làm gì trước và làm gì sau
Bài viết trên đây là những thông tin mà chúng tôi muốn cung cấp đến bạn đọc về phần mềm quản lý công việc. Hy vọng những mẫu trên là trợ thủ đắc lực cho bạn khi thực hiện dự án. Chúc bạn thành công.
