Trong kinh doanh ngoài việc sản xuất, bán hàng thì quản lý nhân sự cũng là một bài toán khó cho người lãnh đạo. Việc sử dụng công cụ công nghệ hỗ trợ từ phần mềm quản lý nhân sự bằng access miễn phí là điều cần thiết. Vậy bạn đã biết cách sử dụng phần mềm này chưa? Hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây của chúng tôi để có những thông tin hữu ích nhé!
Phần mềm quản lý nhân sự bằng access là gì?
Phần mềm quản lý nhân sự bằng access là công cụ giúp người dùng lưu trữ thông tin, hồ sơ cá nhân, in ấn giấy tờ,…một cách chính xác, nhanh chóng.
Ví dụ: người quản lý tập hợp hình ảnh nhân viên nhóm làm việc A trong 1 file thì khi truy xuất người dùng sẽ có 1 cơ sở dữ liệu hình ảnh nhân viên nhóm A.
Tương tự như Excel thì Axess cũng quản lý dữ liệu nhưng mang lại hiệu quả vượt trội hơn. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft access tương tác với người dùng trong môi trường Windows.
Các tính năng của phần mềm quản lý nhân sự Access
Phần mềm quản lý nhân sự bằng access mang đến các công cụ hỗ trợ đắc lực cho người dụng. Cụ thể các tính năng có trong phần mềm như sau:
Quản lý cơ sở dữ liệu
Sử dụng phần mềm có thể giúp bạn đính kèm bản scan hồ sơ riêng của từng nhân viên. Từ đó, việc truy xuất, tra cứu diễn ra đơn giản và tiết kiệm thời gian hơn. Dữ liệu hồ sơ nhân sự sẽ được quản lý tập trung xuyên suốt thời gian nhân viên làm việc tại doanh nghiệp.
Chấm công
Phần mềm quản lý nhân sự access sẽ tự động lấy dữ liệu từ thiết bị chấm công để lập bảng chấm công chi tiết theo tháng, năm. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ việc chấm công ngoài giờ và theo sản phẩm/ doanh số.
Quản lý lương
Thông qua phần mềm người quản lý có thể tính lương trong 1 hệ thống mà không cần chuyển đổi dữ liệu. Đồng thời nhân viên cũng có thể xem được phiếu lương qua trực tuyến nhanh chóng.
Quản lý đánh giá kết quả
Phần mềm có tính năng lập các quyết định quyết thưởng và thông báo đến toàn thể công ty được biết. Đồng thời, việc khen thưởng này sẽ được tự động ghi vào hồ sơ của từng cá nhân. Từ đó, lãnh đạo dễ dàng tra cứu thành tích để có đánh giá đề bạt chính xác hơn.
Tuyển dụng
Đây là một tính năng không thể thiếu trong một phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp. Tính năng này hỗ trợ doanh nghiệp tuyển dụng online thông qua việc nộp đơn trực tiếp trên website, hỗ trợ tìm kiếm ứng viên, hỗ trợ thiết lập hồ sơ ứng tuyển, theo dõi quy trình tuyển dụng.
Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý nhân sự bằng access miễn phí
Để có thể sử dụng phần mềm cập nhật đúng dữ liệu thông tin chính xác đầu tiên người dùng phải lập cơ sở dữ liệu. Thực hiện bằng các bước sau:
Bước 1: Gõ microsoft access trên windows hoặc kích chuột chọn chìa khóa vàng để vào access.
Bước 2: bấm menu file chọn new database
Bước 3: nhập tên cơ sở dữ liệu
Bước 4: Nhấn Ok cửa sổ database mới sẽ xuất hiện.
Table
Table là bảng chứa thông tin từ khóa hay các thông tin liên quan tạo nên hệ thống. Cách tạo table:
Bước 1: Từ cửa sổ database bấm chọn table
Bước 2: Chọn New để tạo bảng bảng mới
Bước 3: Chọn Design View. Lúc này xuất hiện 3 cột field name (teen cần đặt), Field type ( kiểu trường), Description (miêu tả).
Bước 4: Nhập thông tin vào 3 cột
Bước 5: đặt khóa chính Primary key
Bước 6: Lựa chọn từ khóa chính, sau đó nhấn chọn edit
Bước 7: Ấn vào biểu tượng chìa khóa vàng trên thanh công cụ để hoàn thành thao tác.
Query
Query là truy vấn trong phần mềm quản lý nhân sự. Thông qua truy vấn quản lý có thể tổng hợp, tìm kiếm và sắp xếp dữ liệu. Cách tạo truy vấn:
Bước 1: Từ biểu tượng bảng trong design có thể lấy các dữ liệu hoặc dùng khung hình wizard
Bước 2: Thêm bảng hoặc truy vấn dữ liệu rồi thêm vào design.
Form
Form chính là biểu mẫu dùng để nhập, chỉnh sửa, xem bản ghi hỗ trợ việc kiểm lý, quản loys dễ dàng hơn. Trong form chứa nhiều ô điều khiển như: listbox, textbox, option group,…Cách tạo Form:
Bước 1: trong cửa sổ database chọn mục form
Bước 2: chọn new
Bước 3: chọn form wizard để được thiết kế tự động hoặc chọn table/query để làm nguồn
Bước 4: Chọn kiểm form
Report
Report là biểu báo cáo cung cụ này rất hữu ích cho việc in ấn dữ liệu. Người dùng có thể in nhiều bảng dưới dạng: sơ đồ nhân sự, hồ sơ lương, báo cáo,..trên cùng 1 trang. Cách tạo Report:
Trong cửa sổ Database chọn report sau đó thực hiện các bước tương tự như tạo form hướng dẫn ở trên.
Hy vọng những thông tin bài viết trên giúp bạn biết cách sử dụng dụng phần mềm quản lý nhân sự bằng access miễn phí hiệu quả. Để có thêm nhiều thông tin hữu ích khác hãy truy cập vào website của chúng tôi nhé.
