Quản lý quán cafe tưởng chừng là một việc đơn giản nhưng thực tế lại vô cùng phức tạp, đặc biệt là khi đông khách. Nhân viên order sai sót, nhầm lẫn hóa đơn của khách hay doanh thu thâm hụt mà không biết lý do,… là những vấn đề thường gặp phải. Để cải thiện tình trạng đó, phần mềm quản lý quán cafe chính là giải pháp tuyệt vời giúp quy trình vận hành và quản lý hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn. Cùng tìm hiểu chi tiết nhé!
1. Phần mềm quản lý quán cafe là gì?
Trước khi đến với những phần mềm quản lý quán cafe tốt nhất thì bạn cần nắm rõ được định nghĩa của phần mềm quản lý quán cafe. Phần mềm quản lý quán cafe là phần mềm được phát triển để ứng dụng công nghệ vào việc quản lý kinh doanh quán cafe. Thông qua hệ thống phần mềm này, bạn dễ dàng thực hiện các nghiệp vụ như: order món và thanh toán, kiểm kê nguyên liệu xuất nhập tồn, báo cáo doanh thu, lợi nhuận, công nợ của quán,…
Bạn đang hoặc sắp kinh doanh quán cà phê. Chắc hẳn sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong bước đầu khởi nghiệp. Chẳng hạn như:
- Nhân viên order cho khách khá chậm, đôi khi nhầm món mang đến trải nghiệm khách hàng không tốt.
- Việc xuất hóa đơn thanh toán cho khách hàng mất nhiều thời gian. Thậm chí có lúc tính tiền sai cho khách.
- Thống kê doanh thu, kết quả kinh doanh khá tốn sức và mất thời gian.
- Xuất kho, các khoản thu chi khó thống kê.
Tại Việt Nam, không quá 20% quán cà phê đang sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Nguyên nhân do sự ngại thay đổi, lo lắng về sự chính xác của máy móc có được như phương pháp truyền thống hay không.
Tuy nhiên với sự phát triển sôi động của thị trường F&B. Để tối ưu hóa quy trình vận hành của doanh nghiệp, mang đến những trải nghiệm khách hàng tốt nhất. Nên rất nhiều cửa hàng đã bắt đầu ứng dụng các phần mềm quản lý và điều đó đã đem lại những lợi ích đáng kể.
Phần mềm quản lý quán cafe sẽ giúp chủ quán giải quyết mọi nhu cầu quản lý. Bằng việc áp dụng phần mềm vào công tác quản lý nhân sự và công việc, cửa hàng sẽ được vận hành nhanh, đơn giản và chính xác hơn. Từ đó, chủ quán sẽ có nhiều thời gian hơn các hoạt động kinh doanh khác như CSKH, Marketing,…
2. Phân loại phần mềm quản lý quán cafe
2.1. Dựa trên chi phí
Chi phí là một trong những vấn đề được nhiều chủ quán quan tâm khi quyết định lựa chọn phần mềm quản lý quán cafe. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý quán cafe, bao gồm cả loại miễn phí và trả phí. Vậy hai loại phần mềm này có gì khác nhau và nên sử dụng phần mềm nào?
- Về chi phí: Với phần mềm quản lý quán cafe miễn phí, người dùng hoàn toàn không phải chi trả bất cứ chi phí nào, từ đó tiết kiệm một khoản chi phí đầu tư ban đầu. Còn với phần mềm quán cafe có trả phí, đa số các nhà cung cấp sẽ cho phép trải nghiệm miễn phí trong thời gian nhất định, sau đó bạn sẽ mua phần mềm trọn gói hoặc thanh toán gói thuê bao theo tháng/năm.
- Về tính năng: Các phần mềm quản lý quán cafe miễn phí thường chỉ đáp những tính năng bán hàng đơn giản như gọi món, tính tiền, thanh toán, in hóa đơn,… Các tính năng khác như quản lý nguyên vật liệu, quản lý nhân viên, hệ thống báo cáo,… thường không có, hoặc nếu có thì đều ở mức độ cơ bản. Ngoài ra, hầu hết phần mềm quản lý quán cafe miễn phí hiện nay không hỗ trợ tính năng quản lý qua các thiết bị như máy tính bảng, smartphone,… mà chỉ sử dụng trên máy tính nên sẽ khá bất tiện trong quá trình theo dõi, quản lý hoạt động kinh doanh. Trong khi đó, phần mềm có trả phí hỗ trợ nhiều nghiệp vụ phức tạp hơn như quản lý kho, chăm sóc khách hàng, quản lý từ xa,… để đảm bảo quán cafe của bạn vận hành trơn tru, hiệu quả.
- Về tính ổn định và khả năng nâng cấp: Các phần mềm miễn phí thường không được cập nhật thường xuyên nên bạn có thể gặp phải nhiều lỗi trong quá trình sử dụng. Trong khi đó, các phần mềm có trả phí hoạt động ổn định hơn, các tính năng và vấn đề bảo mật cũng được cải thiện và nâng cấp thường xuyên để đáp ứng nhu cầu quản lý và bán hàng khác nhau của quán cafe.
- Về hỗ trợ sau mua: Đối với các phần mềm miễn phí, bạn sẽ khó nhận được sự hỗ trợ đầy đủ và kịp thời nếu gặp vấn đề trong quá trình sử dụng. Trái lại, khi sử dụng phần mềm có trả phí, bạn sẽ nhận được sự hỗ trợ nhiệt tình từ nhà cung cấp. Những đơn vị này thường sẽ có đội ngũ kỹ thuật sẵn sàng hỗ trợ, giải quyết các vấn đề của khách hàng nhanh chóng để không ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của quán cafe.
2.2. Dựa trên nền tảng công nghệ
Bên cạnh việc lựa chọn phần mềm quản lý quán cafe miễn phí hay có trả phí thì việc sử dụng phần mềm On-promises hay Cloud cũng là vấn đề các chủ quán cần cân nhắc. Dựa trên nền tảng công nghệ, chúng ta có thể chia phần mềm quản lý quán cafe thành hai loại là phần mềm dạng On-promises (phần mềm cài đặt, lưu trữ dữ liệu tại chỗ – trên máy chủ của quán) và phần mềm dạng Cloud (phần mềm dựa trên nền tảng điện toán đám mây, dữ liệu được lưu trữ trên cloud do nhà cung cấp duy trì). Hãy cùng so sánh một số đặc điểm của hai loại phần mềm này:
- Về chi phí: Các phần mềm quản lý quán cafe dạng On-premises thường yêu cầu trả phí một lần trọn gói. Bên cạnh đó, bạn cũng cần đầu tư thiết bị có cấu hình tốt để phần mềm hoạt động ổn định nên chi phí đầu tư ban đầu dành cho phần mềm dạng On-premises thường khá cao. Trong khi đó, các phần mềm dạng Cloud thường sẽ trả phí thuê bao theo tháng hoặc theo năm nên không mất nhiều chi phí đầu tư ban đầu.
- Về triển khai: Việc triển khai phần mềm quản lý quán cafe dạng On-premises phức tạp hơn so với Cloud. Thông thường, để cài đặt phần mềm này thì bạn cần đơn vị cung cấp trực tiếp đến quán triển khai cài đặt. Quán cafe cũng cần có nhân sự am hiểu về công nghệ và kỹ thuật cũng như tốn thêm chi phí để duy trì máy chủ. Trong khi đó, phần mềm dạng Cloud gọn nhẹ, dễ cài đặt và dễ sử dụng ngay cả khi bạn không phải là người sành công nghệ. Chỉ cần đăng ký tài khoản hoặc tải ứng dụng cài đặt là bạn đã có thể sử dụng phần mềm. Dữ liệu được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây nên bạn không cần bận tâm về vấn đề máy chủ.
- Về tính ổn định: Phần mềm dạng On-premises thường có khả năng hoạt động ổn định ngay cả khi đông khách, hạn chế tình trạng quá tải, gián đoạn sử dụng. Còn với phần mềm quản lý quán cafe dạng Cloud, tính ổn định có phần kém hơn do thường hoạt động dựa trên kết nối internet. Tuy nhiên, nhiều nhà cung cấp phần mềm quản lý quán cafe dạng Cloud đã khắc phục được nhược điểm này nên đây không phải là vấn đề bạn phải lo lắng.
- Về tính bảo mật dữ liệu: Với phần mềm On-premises, dữ liệu được lưu trữ trên server của quán nên bạn có toàn quyền quản lý dữ liệu và không lo lắng vấn đề chia sẻ dữ liệu với bên thứ 3. Còn với dạng Cloud, dữ liệu được lưu trữ trên nền tảng của nhà cung cấp nên có mức độ kiểm soát và bảo mật thấp hơn. Chủ quán nên làm việc với các nhà cung cấp uy tín để có thể an tâm về tính bảo mật dữ liệu khi dùng phần mềm dạng Cloud.
Có thể thấy phần mềm miễn phí hay trả phí, dạng On-premises hay Cloud đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Tùy theo khả năng tài chính và nhu cầu quản lý, hãy lựa chọn loại phần mềm quản lý bán hàng phù hợp nhất cho mô hình quán cafe của bạn để tránh những rủi ro không đáng có.
3. Top 5 phần mềm quản lý quán cafe tốt nhất hiện nay
3.1. Phần mềm quản lý quán cafe iPOS
Đơn vị cung cấp
Phần mềm quản lý quán cafe iPOS là một trong những giải pháp được nhiều cửa hàng kinh doanh ăn uống sử dụng nhất hiện nay. Đây là sản phẩm được phát triển bởi iPOS.vn – đơn vị uy tín cung cấp các giải pháp quản lý bán hàng và quản trị chuyên biệt và toàn diện dành cho ngành F&B tại Việt Nam. iPOS.vn đến nay đã có 10 năm kinh nghiệm hợp tác cùng 50.000 quán trà sữa, quán cafe,… thuộc nhiều phân khúc khác nhau như The Coffee House, Cộng Cà phê, Gong Cha,…
3.2. Phần mềm quản lý quán cafe CukCuk
Đơn vị cung cấp
Phần mềm quản lý quán cafe CukCuk thuộc bản quyền của Công ty Cổ phần Misa. Misa là thương hiệu đã có nhiều năm kinh nghiệm trong việc cung cấp các giải pháp phần mềm thuộc lĩnh vực kế toán và quản trị cho các doanh nghiệp lớn nhỏ thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau.
3.3. Phần mềm quản lý quán cafe KiotViet
Đơn vị cung cấp
KiotViet là phần mềm quản lý bán hàng của Công ty Cổ phần phần mềm Citigo – đơn vị có kinh nghiệm 10 năm trong việc tư vấn, triển các sản phẩm, giải pháp về phần mềm. Phần mềm KiotViet có thể sử dụng cho nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau, trong đó có ngành kinh doanh quán cafe.
3.4. Phần mềm quản lý quán cafe Sapo FnB
Đơn vị cung cấp
Phần mềm quản lý quán cafe Sapo FnB của công ty Sapo – một đơn vị đã có kinh nghiệm 10 năm chuyên cung cấp nền tảng quản lý và bán hàng đa kênh tại Việt Nam. Sản phẩm Sapo FnB mới chỉ cho ra mắt thị trường được 2 năm nhưng đã có nhiều cửa hàng kinh doanh tin tưởng lựa chọn.
3.5. Phần mềm quản lý quán cafe PosApp
Đơn vị cung cấp
Phần mềm quản lý quán cafe PosApp là sản phẩm của công ty PosApp – công ty công nghệ chuyên gia công các sản phẩm phần mềm và cung cấp thiết bị phần cứng hỗ trợ bán hàng cho các ngành nghề. PosApp đang đẩy mạnh dịch vụ phần mềm và thiết bị cho lĩnh vực kinh doanh ăn uống F&B.
Có thể thấy phần mềm quản lý quán cafe hiện nay đang được rất nhiều chủ quán quan tâm. Tuy nhiên những e ngại về mặt chi phí, khả năng sử dụng cũng như những băn khoăn về các tính năng khiến không ít chủ quán đắn đo về việc ứng dụng cho cửa hàng cũng như lựa chọn phần mềm nào. Hy vọng rằng giải pháp phần mềm quản lý mà iPOS.vn cung cấp sẽ là lựa chọn tin cậy giúp bạn quản lý và vận hành quán cafe hiệu quả hơn. Bạn hoàn toàn có thể tham khảo phần mềm quản lý quán cafe đến từ iPOS nhé!
