Công nghệ ngày càng phát triển và có khả năng hỗ trợ người dùng trong mọi lĩnh vực của cuộc sống. Một trong số đó phải kể đến sự ra đời của các phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ miễn phí. Theo đánh giá, đây là những công cụ, những người bạn đắc lực đối với những ai hoạt động trong lĩnh vực văn phòng, phải làm việc với vô vàn giấy tờ, sổ sách. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về vấn đề này.
Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ miễn phí dùng để làm gì?
Với bất cứ công việc, ngành nghề nào, việc sắp xếp tài liệu một cách thông minh, khoa học đều có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Điều này giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và sử dụng khi cần thiết. Bên cạnh đó còn thể hiện tác phong làm việc chuyên nghiệp, tính cách gọn gàng, chỉn chu trong phong cách sinh hoạt hằng ngày.
Thay vì lưu trữ tài liệu một cách thủ công trong phòng, kho lưu trữ hay sắp xếp bừa bãi trong máy tính, rất dễ thất lạc. Những phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ miễn phí sẽ hỗ trợ bạn tối đa trong vấn đề này. Tài liệu sẽ được phân chia theo từng đầu mục, sắp xếp vào các vị trí còn trống, tạo thành một thư mục riêng trên máy tính.
Với công nghệ phát triển, rất nhiều công ty, doanh nghiệp,… đã tận dụng một cách hiệu quả những phần mềm này. Nhờ đó, việc sắp xếp tài liệu, tìm kiếm thông tin không còn là nỗi sợ hãi mà trở nên dễ dàng, thuận tiện hơn bao giờ hết.
Top 5 phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ miễn phí tốt nhất
Không thể phủ nhận, thị trường công nghệ đã cho ra đời nhiều phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ miễn phí. Mỗi phần mềm đều có những ưu điểm riêng, phù hợp với từng phân khúc khách hàng cụ thể. Dưới đây là gợi ý của chúng tôi về 5 phần mềm tốt nhất hiện nay.
EFile
Nổi bật nhất phải kể đến phần mềm EFile – sự lựa chọn số 1 của người tiêu dùng. Một số tính năng ưu việt được tích hợp trong EFile phải kể đến như lưu tài liệu, chia sẻ cho các bên liên quan, tìm kiếm tài liệu dễ dàng với từ khóa.
Đối với công ty, doanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận kế toán hay quản lý nhân sự, EFile là một công cụ hỗ trợ đắc lực. Cùng với giao diện thân thiện, dễ dàng thao tác, phần mềm này phù hợp với mọi đối tượng người dùng.
DocEye
Cái tên tiếp theo chúng tôi muốn giới thiệu trong bài viết này là DocEye – chắc hẳn là một cái tên không còn xa lạ đối với các nhân viên văn phòng. DocEye luôn biết cách chiều lòng mọi đối tượng khách hàng khi cung cấp các tính năng từ cơ bản đến nâng cao, sử dụng cực kỳ hiệu quả.
Một số thao tác trên phần mềm này phải kể đến như: khôi phục dữ liệu, tạo biểu đồ, thể hiện thống kê, vấn đề bảo mật thông tin, bảo mật tài liệu được ưu tiên tuyệt đối.
IOS Vtranet
Nếu bạn vẫn chưa tìm được phần mềm quản lý lưu trữ tài liệu miễn phí ưng ý nhất, IOS Vtranet là sự lựa chọn hoàn hảo. Phần mềm này giúp người dùng quản lý và lưu trữ tài liệu theo mã, bảo mật thông tin một cách tối đa. Chỉ có sự cho phép của chủ thiết bị, những người dùng khác mới có quyền truy cập file lưu trữ. Cách bố trí giao diện của IOS Vtranet cũng rất thông minh, dễ dàng thao tác từ cơ bản tới nâng cao.
CloudOffice
Tương thích trên nhiều thiết bị máy tính, CloudOffice hứa hẹn mang đến cho người dùng những trải nghiệm tuyệt vời. Thay vì những cách chỉ đạo, quản lý tài liệu truyền thống, bạn có thể theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên ngay trên phần mềm này. Yêu cầu duy nhất là cấp dưới update tài liệu một cách thường xuyên lên phần mềm, lưu trong thư mục có tên mình.
Tài liệu sẽ được chia sẻ một cách kín đáo, thông minh tới những người có liên quan, được sự cho phép.
VcSoft DMS
Phần mềm cuối cùng được đánh giá phù hợp với nhiều quy mô doanh nghiệp là VcSoft DMS. Giao diện với màu xanh bắt mắt cùng những thanh tìm kiếm được bố trí khoa học, dễ nhìn là điểm cộng ưu việt của phần mềm này. Bên cạnh đó, là phần mềm chất lượng, VcSoft DMS hoạt động mượt mà, hiệu quả, hạn chế tối đa sai sót trong quá trình sử dụng.
Người dùng nói gì về những phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ hiện nay?
Trong phần cuối của bài viết, hãy cùng chúng tôi điểm qua những đánh giá của người dùng về những phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ:
- Về giao diện: chúng được bố trí khoa học, thông minh; các tính năng cơ bản hiển thị rõ ngay trên trang chủ màn hình, dễ dàng thao tác.
- Về các tính năng: được trang bị từ cơ bản đến nâng cao, phù hợp với nhiều phân khúc người sử dụng, đáp ứng tối đa nhu cầu quản lý tài liệu.
- Về cách vận hành: đa phần các ứng dụng hoạt động mượt mà, hiệu quả, không xảy ra lỗi kỹ thuật.
- Các phần mềm miễn phí hoàn toàn nên tiết kiệm được nhiều chi phí.
Trên đây là bài viết của chúng tôi với chủ đề “phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ miễn phí”. Trong bài viết này, chúng tôi đã tổng hợp và cung cấp tới bạn đọc 5 phần mềm hoạt động tốt nhất, hiệu quả nhất. Hy vọng rằng, bạn sẽ tìm được ứng dụng ưng ý, đáp ứng tối đa nhu cầu sử dụng và hỗ trợ đắc lực trong cuộc sống hằng ngày.
